Bentuk Pelayanan

Berdasarkan bentuknya, pelayanan sanggup dikatagorikan dalam tiga bentuk, yakni: layanan dengan lisan, layanan melalui tulisan, dan layanan dengan perbuatan (Moenir, 2000: 190). Ketiga bentuk layanan itu tidak selamanya bangun sendiri secara murni, melainkan sering berkombinasi.

Layanan dengan verbal dilakukan oleh petugas-petugas di bidang relasi masyarakat (humas), bidang layanan informasi dan bidang-bidang lain yang tugasnya mempersembahkan klarifikasi atau keterangan kepada siapapun yang memerlukan. Supaya layanan verbal berhasil sesuai dengan yang diharapkan, ada syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pelaku layanan, yaitu:

1. Memahami benar masalah-masalah yang termasuk dalam bidang tugasnya.
2. Mampu mempersembahkan klarifikasi apa yang perlu dengan lancar, singkat tetapi cukup terang sehingga memuaskan bagi mereka yang ingin memperoleh kejelasan terkena sesuatu.
3. Bertingkah laris sopan dan ramah-tamah.
4. Meski dalam keadaan “sepi” tidak “ngobrol” dan bercanda dengan kawan, lantaran mengakibatkan kesan tidak disiplin dan melalaikan tugas.
5. Tidak melayani orang-orang yang ingin sekadar “ngobrol” dengan cara yang sopan.

Layanan melalui goresan pena ialah bentuk layanan yang paling menonjol dalam pelaksanaan tugas. Tidak spesialuntuk dari segi jumlah tetapi juga dari segi peranannya. Pada dasarnya layanan melalui goresan pena cukup efisien terutama bagi layanan jarak jauh lantaran faktor biaya. Agar layanan dalam menolongk goresan pena sanggup memuaskan pihak yang dilayani, satu hal yang harus diperhatikan ialah faktor kecepatan, baik dalam pengolahan problem maupun dalam proses penyelesaiannya (pengetikan, penanhadiranan dan pengiriman kepada yang bersangkutan).

Layanan goresan pena terdiri atas dua golongan, pertama layanan berupa petunjuk, informasi dan yang sejenis ditujukan pada orang-orang yang berkepentingan, supaya megampangkan mereka dalam beurusan dengan instansi atau lembaga. Kedua, layanan berupa reaksi tertulis atas permintaan, laporan, keluhan, pemdiberian/penyerahan, pemdiberitahuan dan lain sebagainya.

Pada umumnya layanan dalam bentuk perbuatan 70–80% dilakukan oleh petugas-petugas tingkat menengah dan bawah. Karena itu faktor keahlian dan keterampilan petugas tersebut sangat memilih hasil perbuatan atau pekerjaan.

Dalam kenyataan sehari-hari, jenis layanan ini memang tidak terhindar dari layanan lisan, keduanya sering bergabung. Hal ini disebabkan lantaran relasi verbal paling banyak dilakukan dalam relasi pelayanan secara umum. Hanya titik beratnya terletak pada perbuatan itu sendiri yang dinantikan oleh yang berkepentingan. Kaprikornus tujuan utama yang berkepentingan yaitu mendapat pelayanan dalam bentuk perbuatan atau hasil perbuatan, bukan sekadar klarifikasi dan kesanggupan secara lisan. Di sini pun faktor kecepatan dalam pelayanan (pengerjaan) menjadi dambaan setiap orang, disertai dengan kualitas hasil yang memadai.